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4. Kaufinformation
5. Inhaltsverzeichnis
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Vorlage für ein
EDV-Betriebshandbuch
1. Überblick
Diese Vorlage unterstützt die
- schnelle, effiziente Erstellung des Betriebshandbuch für ihr System
- mit einheitlicher Gliederung
- und verhindert das Vergessen von wichtigen Bestandteilen.
Das mit dieser Vorlage erstellte Betriebshandbuch ist ein wesentlicher Bestandteil der Lieferung zur
- Einhaltung der Dokumentationsanforderungen der Auditing Standards, ihrer internen Qualitätssicherung oder gesetzlicher Vorschriften und anderer Regelungen.
und ist eine wichtige Informationsquelle zur Unterstützung
- des täglichen Betriebes durch klare Beschreibung und Zuteilung aller aktiven und proaktiven Schritte um das System am Laufen zu halten und ungeplante Stillstände (Ausfälle, Outages) zu vermeiden
- von besonderer Betriebsfälle wie z.B. Wiederaufnahme des Betriebes nach geplanten und ungeplanten Stillständen
- des Vorbereitens von geplanten Stillständen in Wartungsfenstern
- der Fehlersuche und Fehlerbehebung
- alle anderen aktiven und proaktiven Arbeitsschritte (z.B. Hardware- / Software- und Lizenz- Erweiterungen) um trotz gestiegener Systemgrösse und Systemnutzung den Betrieb mit der erforderlichen Performance zu gewärleisten
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Frage: Ich habe schon ein Betriebshandbuch - wozu brauche ich diese Vorlage?
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Benutzen Sie diese Vorlage um Ihr Betriebshandbuch auf Komplettheit zu prüfen.
Eine sehr interessante Möeglichkeit für diese Prüfung ist ein "Review"-Meeting mit dem
Verantworlichen des EDV-Betriebes (Operations Manager) und dem primären Betreuer für für diese Anwendung
und der zwei Stellvertreter (die im Krankheitsfalle oder wärend des Urlaubes die Vertretung ¨bernehmen). Der Operations Manager sollte die in der Vorlage adressierten Theman zur Diskussion stellen und die Anwendungsbetreuer sollten in der Lage sein, die erforderlichen Informationen im bestehenden Handbuch zu finden.
Da aus Sicht der Qualitätssicherung derartige Reviews ohnehin regelmässig durchgefürt werden sollen, ist der Zusatzaufwand gering.
DerAutor hat viele derartige Review-Meetings durchgefürt und den Bereich der Programmschnittstellen als den problematischsten Bereich identifiziert. Daher ist dieses Kapitel besonders umfangreich und detailliert.
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Frage: Der Software-Hersteller hat ein Handbuch mitgeliefert, wozu brauche ich diese Vorlage?
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Das Handbuch des Herstellers beschreibt zwar immer die Installation und die Konfiguration der Software, kann aber keine Informationen über die Schnittstellen zu anderen Programmen, die sie im Zuge der
Integration erstellt haben, enthalten.
Aber gerade die Schnittstellen stellen die grösste Herausforderung im EDV-Betrieb dar!
Ausserdem kann das Handbuch des Herstellers keine Informationen &uumml;ber die von Ihnen tatsächlich vorgenommenen Einstellungen enthalten.
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Frage: Ich habe die Softwareentwicklung einschliesslich der Schnittstellen (Integration) an eine Drittfirma vergeben (outsourced development and integration), wozu brauche ich diese Vorlage? |
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Antwort: In leider zu vielen Fällen wird gar kein Betriebshandbuch geliefert oder der Umfang ist recht lückenhaft. Wenn Sie diese Vorlage dem Auftrag beilegen und die Lieferung des Betriebshandbuches in dieser Struktur und Umfang vereibaren ist die Situation klar.
Diese Vorlage kostet weniger als ein einziges Meeting um mit dem Lieferanten ein unzureichendes Betriebshandbuch zu diskutieren!
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Frage: Ich habe mein EDV Betriebshandbuch mit dem Inhaltsverzeichnis dieser Vorlage verglichen, und es ist fast vollständig. Ich bin nur an dem Abschnitt "Programmschnittstellen" interessiert. |
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Antwort: In diesem Falle empfehlen wir Ihnen das Produkt
"Checkliste und Dokumentationsvorlage für Programmschnittstellen">
Die in diesem schnittstellenspezifischen Produkt enthaltene Vorlage zur Dokumentation von Programmschnittstellen ist identisch mit dem Abschnitt "Programmschnittstellen" in dieser Vorlage für ein Betriebshandbuch.
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Frage: Meine Systeme laufen zuverlässig auch ohne Betriebshandbuch und die verantwortlichen Mitarbeiter kennen die Systeme |
Antwort:
- Ein Betriebshandbuch ist in den Auditing-Standards ein Pflichtbestandteil.
Immer mehr Gesetze und Regulierungen erfordern zwingend externe Audits. Sollten sie (noch) nicht unter eine dieser Regelungen fallen, dann gibt es noch folgende Argumente für die Erstellung (und Wartung!) eines Betriebshandbuches:
- Ein freiwilliges Audit (falls erfolgreich) kann Ihre Versicherungskosten senken.
- Es ist gute (übliche) Praxis ein Betriebshandbuch zu haben. Und spätestens nach dem ersten grösseren Zwischenfall werden die den Zwischenfall untersuchenden Personen danach fragen. Und selbst wenn nicht ausdrücklich vorgeschrieben, wird im allgemeinen die in diesem Bereich "übliche Praxis" als Masstab angenommen.
- Jeder Qualitätsstandard verlangt eine eindeutige zuordnung aller Aufgaben direkt an Personen oder indirekt via Rollen. Dazu ist es aber erforderlich dass alle Aufgaben aufgelistet sind. Die Zuordung zu Personen oder Rollen ist erst der zweite Schritt, und besonders in bereich der Programmschnittstellen nicht immer einfach. Falls Ihnen diese Problematik nicht klar ist, möchten wir Sie auf das Produkt
Oracle DBA and Application Support: Job-Description and Self-Assessment
hinweisen.
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